広報とは”人に知ってもらう”活動であり、広告とも異なる考えです。
広報はどんな組織においても運営上欠かすことが出来ないものですが、広報という仕事をはっきりイメージすることは難しいのではないでしょうか。しかし、どんな組織においても外せない役割を持つ広報について知ることはとっても重要です。今回は広報とは何か、に加えて仕事として実際に何をするのか等をご紹介します。
目次
広報とは
「広報」とは「知ってもらうこと」
「広報」は簡単に言えば「知ってもらうための活動」といえます。辞書で”広報”を引いてみても以下のように「知らせる」こととして説明されています。
政府、行政機関、企業、労働組合、学校、PTAなど諸団体が、国民、消費者、住民など社会のいろいろな人々に向けて、自らの考え方、計画、実際の諸活動を知らせること。
引用元：コトバンク、日本大百科全書(ニッポニカ) より一部抜粋
また「広報」は実は「PR（Public Relation）」の和訳として用いられることもありますが、これは”組織が人々と継続的で望ましい関係を築きあげること”を意味します。
【参考】パブリックリレーションズとは
今回焦点を当てる「広報」とは、組織が社会や人々との関係性をより良く続けていく為にさまざまな情報を”知ってもらう”活動であると言えます。では、広報＝知ってもらうことがなぜ大切なのでしょうか。
広報の重要性と役割
「広報・PRの基本」の著者、山見博康氏は広報の重要性についてこう述べています。
『価値づくり』から『売る』行為には、『知らせる』なくして決して直接には結びつかないのです。『広く知らせる』ことはまさにビジネスの基本であり、『経営の一部』なのです。お客様に適切に知らせる能力が顧客を増やす原動力となるのです。その優劣がライバルとの競争に勝利する。この心理はどんな時代になろうとも不変なのです。お客様が知らない企業は存在し得ない。広報の能力＝成長の能力なのです。買ってもいただけないのは知らせる努力が足りないのです。
この言葉は「広報」がビジネスにおいて欠かせないものであり、どれほど重要であるかを伝えています。
社会から”知ってもらっている”ことは企業が経営を続けるために必要です。
企業の姿勢等の情報を伝え、知ってもらい、それへの声に応じて企業が変化して行くことは、単純に利益を上げることだけを目指すものではありません。つまり広報の目的にはその企業の世間への価値を知ってもらい、その活動をスムーズにしていくことが含まれると言えます。
実際の広報の仕事とは？
上記で「広報」は"知ってもらう"ことでありその大切さをお話ししましたが、実際のビジネスではどのような活動が必要になるのでしょうか？
ここでは広報の仕事を大きく社内広報と社外広報の２つに分けて説明していきます。
社内広報
広報というと社外広報に目が行きがちですが、社内広報も重要です。
社内広報とは企業がその社員に向けて情報を発信するのはもちろん、社内の情報を社外広報に役立てるためにも円滑な関係を築く為の活動も含みます。
この広報の目的としては企業としての考えへの理解を促進する、社内コミュニケーションを活発にすることで社内の関係性や相互理解を奨励する、コンプライアンスなどの徹底を図る、情報を得ることでモチベーションを上げる、より多くの気づきの機会を提供するといったことが挙げられます。ここでは社内広報を情報の発信と収集という点で分けて見てみたいと思います。
情報を伝える
社内広報の役割の1つ、情報発信では、以下のような内容を社内報やメルマガなどといった方法によって共有することで情報の均一化と同時に社内環境やコミュニケーションの向上による企業全体の活性化を促すことが出来ます。このような情報を伝える手段では、しっかりと目を通してもらうためにどんな目的で配っているのかを明確に伝えておく必要があります。
- 企業理念や経営指針
- 経営情報や外部からの企業への評価、イメージ
- モチベーションの向上に役立つ情報
- 社内での出来事や企業に関連するニュース
また、メディアへの掲載報告や社外から企業や商品へのイメージの共有をすることによって社内の広報への理解を促進することもできます。広報の仕事と企業へのそのメリットを理解してもらうことで広報への協力を仰ぎやすい環境を整えたり、情報を共有する相手としての関係を築く助けにもなります。
情報を得る
情報収集では社内イベントの企画や参加などを通して、社外広報に使える情報を得ることはもちろん、企業内で起こっていることを把握することによりさらに社内での関係を強化していくこともできます。
例えば各部署の担当分野や何か小さいことでも知っていると、実際のメディアからの取材にどこの部署のどの人たちがぴったりなのかを考える助けになります。
このように情報発信と情報収集の両方を実施することで情報が集まる場所を確立することもでき、広報の仕事としても企業全体にとっても大切です。
社外広報
社外広報の目的は社会と関係を作り、企業の理解者を得ること、と言えます。そのために企業の考えや方向性等の情報を伝えていく必要があり、社外広報の活動は多岐にわたります。
今回はその中から3つ外せないものをご紹介します。
プレスリリース
プレスリリースは、どんな情報をどんな方法によって広めることで企業をより広く、よく”知ってもらう”ことが出来るかを考えて発信する、社外広報の代表的な方法の一つです。
詳しくはこちらで解説していますので参考にしてください。
発信する内容としては「商品やサービスの発表・宣伝」「提携・功績発表などの社内業務の発表」「社内動向に対する宣伝活動」などが挙げられます。
メディアとの関係のマネジメント
プレスリリースなどの広報情報を適切に配信するために大切なのが、媒体を選定したうえでスムーズな情報配信が行えるように関係をマネジメントする必要があります。
お金を出して掲載してもらう広告と違って、広報において企業はお客様としてメディアと関係を持つのではなくパートナーとしての関係を築くことになります。
これには記事を発信するということだけではなく、メディアの関係者と積極的にコミュニケーションを取り続けることによってスムーズな情報配信が行えるよう継続的に関係をマネジメントすることが大切です。
危機管理対応
上記二つを”攻めの”社外広報とも言うのに対して、危機管理対応は”守り”であると表現されます。ここまでの「知ってもらう」とは少し違って、万が一組織の信頼を傷つける事件（情報漏えい・不祥事など）が発生した場合、などに対応や状況を素早く世間に「知らせる」という情報発信です。いざ危機が起こったときに対応が遅れてしまうことは、広報がうまくいかずに社会に企業を知ってもらえないことよりもさらに大きな打撃となりうるでしょう。
危機管理対応は何か起こった時の責任や行動を示すことに直結しており、広報の根幹である”社会と良好な関係を築く”においてかかすことができない、非常に重要な広報活動と言えます。
まとめ
”広報”は単純に販売を促す、というよりも多岐にわたる活動が必要なものです。これには関係を構築・維持するコミュニケーション能力や情報への高い感度、問題意識や好奇心、そして戦略的に情報発信を行えることが大切になります。私たちが多くの情報をよりはやく・簡単に手に入れられる今では、”どのような企業なのか”がますます大きな影響を持つようになってきています。
会社のイメージの大本ともなりうる広報は企業の継続と発展に欠かせないでしょう。社内・社外ともに有効的に活用していくためにもいまいちど広報の重要性や役割を見つめなおしてみてはいかがでしょうか。
【参考】
広報とは：経済広報センター
JOMDD
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